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이메일 보낼 때 꼭 알아야 할 것들: 받는 사람, 참조, 숨은 참조 그리고 예약 발송 기능

이메일은 오늘날 일상적인 소통 수단이지만, 그 안에도 우리가 잘 모르고 지나치기 쉬운 기능들이 있습니다. 특히 받는 사람(To), 참조(CC), **숨은 참조(BCC)**의 차이와 예약 발송 기능은 제대로 알아두면 훨씬 더 스마트하게 이메일을 활용할 수 있습니다.

1. 받는 사람 (To)

이메일을 직접 보내고자 하는 대상입니다. 이 사람은 이메일 내용의 주 대상이며, 반드시 읽어야 할 책임이 있는 사람이라고 볼 수 있습니다.

2. 참조 (CC: Carbon Copy)

말 그대로 참조용입니다. 내용을 알릴 필요는 있지만 직접적인 행동이나 답변이 필요하지는 않은 사람에게 이메일을 보내고자 할 때 사용합니다. 이 사람도 이메일 수신 목록에서 볼 수 있으며, To에 있는 사람도 CC에 누가 있는지 확인할 수 있습니다.

3. 숨은 참조 (BCC: Blind Carbon Copy)

가장 헷갈리는 기능일 수 있습니다. BCC에 넣은 사람은 다른 수신자들이 보지 못합니다. 즉, To와 CC에 있는 사람들은 누가 BCC로 이메일을 받았는지 알 수 없습니다. 보통 이런 경우는 특정한 사람에게 내용을 알리되, 다른 사람에게는 그 사실을 숨기고 싶을 때 사용됩니다.

예를 들어 회사 회람을 보낼 때, BCC를 사용하면 수신자들의 이메일 주소를 서로에게 노출시키지 않고 발송할 수 있어 프라이버시 보호 측면에서 유용합니다.

참고: “카본 카피(Carbon Copy)“는 예전 종이 서류 시절, 검은 탄소 종이를 이용해 한 번에 여러 장의 복사본을 만들던 방식에서 유래했습니다. 이메일의 CC와 BCC 개념도 이에서 시작된 것이죠.

2. 이메일 예약 발송 기능

요즘 많이 사용하는 Gmail, Outlook 등에서는 예약 발송 기능도 제공합니다. 이 기능을 사용하면, 이메일을 미리 작성해 두고 원하는 날짜와 시간에 맞춰 자동 발송되도록 설정할 수 있습니다.

예를 들어 야근 중 작성한 이메일을 다음 날 아침 9시에 발송되도록 설정해두면, 수신자가 더 적절한 시간에 이메일을 받아볼 수 있어 훨씬 효과적입니다.

마무리하며

이제 이메일을 보낼 때 단순히 “보낸다”는 생각보다는,

• 누가 메인 수신자인지
• 누가 참조로 알아야 할 사람인지
• 누구에게 조용히 알릴 필요가 있는지
• 그리고 언제 보내는 것이 적절할지

이런 점들을 고려해서 더 전략적이고 배려 있는 커뮤니케이션을 해보세요. 작은 차이가 큰 신뢰를 만들 수 있습니다.