디지털과 함께 하는 미래

Microsoft Word는 누구나 쉽게 사용할 수 있는 강력한 문서 작성 프로그램입니다. 하지만 Mail Merge(메일 머지)기능은 일반적으로 잘 알려져 있지 않아 많은 사람들이 활용하지 못하고 있습니다. 그래서 오늘은 이 기능이 얼마나 유용한지 소개하려고 합니다.

예를 들어, 여러 사람에게 동일한 형식의 문서를 보내야 할 때 Mail Merge는 매우 유용합니다. Excel 같은 데이터 파일과 연결하여 받는 사람의 이름을 자동으로 삽입할 수 있으며, 이를 통해 빠른 시간 내에 개인화된 편지를 여러 명에게 보낼 수 있습니다.

직접 하나씩 입력하는 경우 실수가 발생할 수 있지만, Mail Merge를 활용하면 자동화된 방식으로 편지를 생성할 수 있어 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 예를 들어, 제가 강의하는 MOA(Medical Office Assistant) 과정의 학생들이 환자들에게 같은 내용의 수백 통의 편지를 보내야 한다고 가정해 보겠습니다. 이때, 편지 하나만 제대로 작성해 놓으면 Excel 등의 데이터 파일과 연결하여 받는 사람의 이름, 주소 등을 자동으로 삽입할 수 있습니다.

즉, 한 통의 편지를 양식으로 만들어 놓으면, 자동으로 수백 통의 편지를 생성할 수 있습니다. 이는 단순한 업무 자동화를 넘어, 업무 효율성을 극대화하는 강력한 기능입니다.

먼저 Start Mail Merge 버튼을 놀러. 편지를 선택한다.

다음 Select Recipients. 버튼을 누른다.

미리 준비된 Friend.csv를 불러온다.

그리고 필요하면 받는 사람의 정보를 Edit Recipient List 버튼을 눌러 수정할 수도 있다.

그리고 Insert Merge Field 버튼을 사용하여 필요한 곳에 받는 사람의 호칭이나 이름, 전화 번호 등이 들어가는 공간을 설정한다.

그리하면 다음과 같은 입력 공간이 설정된다.

그리고 마지막으로 Finish & Merge 버튼을 누르면, 자동으로 받는 사람의 호칭과 이름이 표시됩니다. 참고로, Mail Merge 실행 시 Excel 파일의 테이블을 불러오면, 총 세 장의 메일이 자동으로 생성되며 각각의 메일에 다음과 같이 다른 호칭과 이름이 표시됩니다. 정말 편리한 기능이 아닐까요? 여러분은 어떻게 생각하시나요?